HUMAS

TUGAS HUMAS 1

SEJARAH HUMAS

Di Dunia

Konsep dasar Humas diperkenalkan pada tahun 1906 oleh Ivy Lee saat ia berhasil menjembatani konflik buruh batubara dan pengusaha. Konsep ini lalu dikenal sebagai Declaration of Principle (Deklarasi Azas-Azas Dasar) yaitu prinsip yang terbuka dan tidak menyembunyikan data dan fakta.

Di Indonesia

Humas di Indonesia dikenal pada tahun 1950an dimana humas bertugas untuk menjelaskan peran dan fungsi-fungsi setiap kementrian, jawatan, lembaga, badan, dan lain sebagainya.

PENGERTIAN HUMAS

   Humas ( Hubungan Masyarakat ) memiliki peran penting dalam menginformasikan pada publik internal (dalam organisasi ) dan publik eksternal ( luar organisasi ) dengan menyediakan informasi akurat dalam format yang dimengerti sehingga ketidakpedulian dalam organisasi, produk, atau tempat dapat diatasi melalui pengertian dan pengetahuan.

   Menurut IPRA ( International Public Relations Association ), Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait dan mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini public diantara mereka.

FUNGSI HUMAS

Menurut Edward L.Bernays humas memiliki fungsi sebagai berikut :

1. memberikan penerangan kepada publik,
2. melakukan persuasi kepada publik untuk mengubah sikap dan tingkah laku publik
3. Upaya untuk menyatukan sikap dan perilaku suatu lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat, atau sebaliknya.

PEKERJAAN SEORANG HUMAS

Pekerjaan seorang humas adalah tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang humas dalam mempromosikan pengertian dan pengetahuan akan seluruh fakta-fakta tentang runtutan situasi atau sebuah situasi dengan sedemikian rupa sehingga mendapatkan simpati akan kejadian tersebut.

Pada umumnya kesan yang jelek datang dari ketidak-pedulian, prasangka buruk, sikap melawan, dan apatis. Seorang petugas humas harus mampu untuk mengubah hal-hal ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan ketertarikan.

Bagian penting dari pekerjaan petugas Humas dalam suatu organisasi adalah :

• Membuat kesan (image)
• Pengetahuan dan pengertian
• Menciptakan ketertarikan
• Penerimaan
• Simpati

KEGIATAN HUMAS

Tujuh puluh persen dari kegiatan seorang humas berhubungan dengan tulis menulis selain tugas-tugas lainnya. Diantaranya adalah : 

1. Merancang pesan tematik agar pesan yang disampaikan oleh organisasi memiliki keseragaman/ keterkaitan pesan. Contoh: Bank Niaga saat menggelar tema "Cinta".
2. Melakukan segmentasi media, dimana seorang humas harus mampu memformulasikan keseimbangan saling dukung antara media cetak dan elektronik.
3. Komunikasi interaktif. Contohnya beberapa organisasi dalam merancang logonya melakukan pelibatan konsumen dimana dilakukan kompetisi merancang logo, contoh lain adalah rubrik konsultasi atau jasa layanan konsumen melalui telpon.
4. Menjaga reputasi perusahaan dan citra produk melalui pemanfaatan kekuatan pesan dan atau kombinasinya. Contoh: kegiatan sponsor: Dari Mayora.
5. Iklan multiguna (memanfaatkan momentum psikologis). Contoh: bukan basa-basi.
6. Penjualan simpatik. Contoh: Aqua menyisihkan hasil penjualan untuk pipa mengalirkan air di kawasan timur Indonesia.
7. Melakukan iklan layanan masyarakat.
8. Pemasaran dari mulut kemulut. Contoh: Taksi Bluebird dalam memasarkan reputasi yang baik jarang menggunakan iklan media massa. Ajang pemasaran khusus dimana aktivitas dirancang untuk melibatkan khalayak. Contoh: Ajang Jakarta Fair
9. Memanfaatkan komunikasi yang akrab untuk pelanggan. Contoh: Layanan purna jual, dsb. 

PRODUK - PRODUK TERTULIS HUMAS 

Diantaranya adalah :

1. Siaran pers yaitu informasi yang mengandung nilai berita dan disampaikan oleh publik melalui media massa.
2. Latar belakang (Backgrounder)
3. Media internal
4. Laporan tahunan
5. Advetorial
6. Profil perusahaan
7. Lembaran berita (Newsletter)
8. Prospektus
9. Penulisan komentar pembaca
10. Penulisah naskah pidato
11. Iklan layanan masyarakat 

KESEKRETARISAN

DEFINISI SEKRETARIS dan KESEKRETARISAN
1. SEKRETARIS
    Sekretaris berasal dari Bahasa Latin : Secretum yang artinya rahasia
    Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia   Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya.


2. KESEKRETARISAN
   Adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang agar tujuan organisasi dapat berjalan lancar.


Seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian. 
Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin. 




TUGAS - TUGAS SEKRETARIS :


1. Tugas Administrasi
    Tugas ini meliputi :
    A. Korespondensi
    B. Filling
    C. Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan
    D. Mengurus surat masuk dan surat keluar
    E. Travel Arrangements
    F. Organize meeting
    G. Making appointments
    H. Handling all confidential matters

2. Tugas Receptionist
    A. Menerima dan menjawab telepon
    B. Mencatat pesan-pesan lewat telepon
    C. Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan
    D. Mencatat janji-janji untuk pimpinan

3. Tugas Keuangan
    A. Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank
    B. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan
    C. Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)
    D. Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan

4. Lain-lain
    A. Personal matters
    B. Monitoring and procuring order
        Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya
    C. Menterjemahkan
    D. General Affair duties
        Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.




Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku, yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab.
Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri sekretaris yang profesional.




KEMAMPUAN - KEMAMPUAN yang HARUS DIMILIKI OLEH SEORANG SEKRETARIS  sebagai berikut :

1. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling
2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi
3. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).
Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.



TANGGUNG JAWAB DALAM BEKERJA


Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.
Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.
Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.



Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.




Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
A. Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja
B. Pengetahuan akan produk dari perusahaan
C. Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan
D. Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan

Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah :
A. Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik
B. Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,
C. Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan

Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :
A. Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman
B. Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)
C. Memahami emosi orang lain

Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:
A. Pengambilan keputusan
B. Kepemimpinan
C. Kepuasan pelanggan
D. Kerjasama dan saling percaya